La relance d'un devis dans EBP Bâtiment se fait depuis sa fiche, dans le module Suivi commercial ou Relances clients selon la version installée. Trois clics suffisent, une fois le modèle de lettre réglé une bonne fois.
Un devis qui traîne dix jours a déjà perdu la moitié de ses chances
Un client qui ne répond pas sous quarante-huit heures n'a pas forcément dit non. Il a autre chose en tête : un autre devis à comparer, une réunion de chantier, une facture à régler avant la vôtre. Passé dix jours, l'ordre de grandeur observé sur le terrain veut qu'un devis sans relance se signe deux fois moins souvent qu'un devis relancé dans la semaine. Aucune étude officielle ne chiffre précisément ce ratio pour votre métier, c'est une tendance constatée, pas un absolu.
Le prix du devis n'est presque jamais le problème. Le silence qui suit son envoi, si. Un artisan qui fait quinze devis par mois et n'en relance que trois perd de la marge avant même d'avoir chiffré quoi que ce soit.
- Le client reçoit un autre devis, moins cher ou plus rapide à obtenir.
- Le chantier change de priorité, sans que personne ne vous prévienne.
- Le mail se noie dans une boîte de réception qui sert d'agenda, et un devis oublié finit parfois en impayé qu'on découvre trop tard.
Où se trouve la fonction de relance dans EBP Bâtiment
Le nom exact du module change selon la version : Classic, PRO ou Bâtiment+. Vérifiez la vôtre avant de chercher, cela évite dix minutes perdues dans les menus.
- Ouvrez la fiche du devis concerné, dans le module Devis et factures.
- Repérez l'onglet Suivi ou Relances selon la version : c'est là que se trouve l'historique des envois.
- Le statut du document indique s'il a déjà été relancé, et quand.
- Un clic droit propose en général « Relancer ce document » ou « Générer une lettre de relance ».
Régler le modèle de relance une bonne fois dans EBP
Le modèle par défaut est neutre et un peu froid. Le réécrire prend vingt minutes, une fois, pour ne plus jamais s'en soucier ensuite.
- Allez dans Paramètres puis Modèles de documents.
- Dupliquez le modèle de relance existant plutôt que de partir de zéro.
- Reprenez trois informations sur le devis : la date d'envoi, le montant, le nom du chantier.
- Terminez par une question ouverte plutôt qu'une relance sèche : « Le chantier a-t-il changé de calendrier ? » fait mieux répondre qu'un « merci de nous donner suite ».
- Enregistrez ce modèle comme modèle par défaut pour ce type de document.
Programmer le délai de relance dans EBP : le tableau à copier
Le bon délai dépend du montant et du type de client, pas d'une règle unique. Voici la base qu'on recommande, à ajuster à votre métier.
| Type de devis | 1re relance | 2e relance | Ton à adopter |
|---|---|---|---|
| Devis particulier, moins de 1 000 € | 3 jours | 8 jours | direct, presque familier |
| Devis chantier BTP, 1 000 à 10 000 € | 5 jours | 12 jours | professionnel, une question ouverte |
| Devis professionnel récurrent | 7 jours | 15 jours | discret, un rappel plutôt qu'une relance |
| Devis remis en main propre sur chantier | 48 heures | 5 jours | un appel avant l'email |
Dans EBP, ce délai se règle document par document, ou par défaut dans les paramètres du modèle. Le programmer une fois pour toutes évite d'y repenser chaque lundi matin.
Ce qu'EBP Bâtiment ne fait pas à votre place
L'automatisation gère l'envoi. Elle ne gère pas ce qui suit.
- Le logiciel ne lit pas la réponse du client, ni ne devine s'il a ouvert le mail.
- Il ne relance pas au bon ton si le client a déjà appelé pour expliquer un retard.
- Il n'annule pas une relance programmée si vous avez signé entretemps, sans que quelqu'un aille vérifier.
Trois pièges qui annulent la relance automatique
- Programmer la relance puis oublier de vérifier les réponses pendant deux semaines. L'automatisation envoie, elle ne lit pas le retour.
- Envoyer la même lettre à un particulier et à un maître d'ouvrage. Le ton doit changer, pas le fond du message.
- Relancer un devis déjà obsolète, alors que les prix des matériaux ont bougé entretemps. Une relance sur un chiffre faux coûte plus cher qu'un silence.
Pour choisir entre ces trois options selon votre situation, la grille de décision aide à trancher au cas par cas.
Quand un appel vaut mieux qu'une relance EBP
Un devis de deux cents euros se relance par mail sans y penser deux fois. Un devis de quinze mille euros pour une rénovation complète mérite un appel, pas un email automatique de plus.
- Le montant dépasse ce que le client dépense d'habitude sans réfléchir.
- Le client a déjà répondu une fois, puis s'est tu depuis.
- Le chantier dépend d'une décision collective : plusieurs associés, une copropriété.
D'autres logiciels traitent cette même question autrement, Tolteck par exemple, sans qu'aucun ne soit universellement meilleur : le comparatif entre EBP et Batigest détaille les écarts qui comptent vraiment. Chez BenIT, on voit surtout des artisans qui ont réglé la partie automatique et qui bloquent sur l'appel qui suit : celui-là, personne ne l'a encore automatisé, et ce n'est pas près de changer.
Notre méthode de travail part toujours de l'outil que vous avez déjà, EBP compris, jamais d'une migration vers autre chose.
Questions fréquentes
EBP Bâtiment peut-il envoyer une relance par SMS ?
Selon la version, EBP génère un email ou un courrier, mais pas nativement de SMS. Certaines versions récentes permettent un export vers un outil tiers de SMS. Vérifiez le module Communication dans vos paramètres avant de chercher une solution externe.
Faut-il la version PRO pour programmer une relance automatique ?
La version Classic permet de relancer manuellement, document par document. La programmation d'un délai automatique demande en général la version PRO ou Bâtiment+. En cas de doute, le menu Aide puis À propos indique la version exacte installée.
Combien de relances envoyer avant d'abandonner un devis ?
Deux relances suffisent dans la majorité des cas : une dans la semaine, une dix jours plus tard. Au-delà, un appel remplace la troisième relance écrite. Un devis relancé trois fois par email sans réponse a de fortes chances d'être déjà perdu.
Peut-on savoir si le client a ouvert l'email de relance ?
EBP Bâtiment ne suit pas l'ouverture d'un email par défaut. Cette information demande un outil de messagerie avec accusé de lecture, ou un lien suivi placé dans le message, pour savoir précisément s'il a été consulté et quand.
La relance automatique remplace-t-elle un appel téléphonique ?
Non, elle le retarde utilement. Pour un petit devis, l'email suffit largement. Pour un chantier important ou un client silencieux après une première relance, l'appel reste la méthode qui débloque le plus vite une réponse claire.
